Organizzare un evento a 360 gradi vuol dire pianificare, prevedere e gestire.

Ci occupiamo di organizzare eventi da più di 30 anni, eppure, quello che abbiamo imparato lavorando in questo settore, è che quando pensi di avere tutto sotto controllo, accade sempre qualcosa che non ti aspettavi e alla quale devi far fronte con prontezza.

Sono 7 i punti che reputo fondamentali nell’organizzazione di un evento:

• Il team;
• I flussi comunicativi interni ed esterni;
• La gestione del tempo;
• Il giusto equilibrio tra teoria e pratica;
• La gestione dei fornitori,
• L’immancabile piano B;
• La comunicazione esterna eccellente.

Il Team

Il successo di un evento dipende dal tuo team. Se tutti lavorano in perfetta sintonia, allora tutto andrà bene, anche in caso di imprevisti. Questo, però, implica che il tuo rapporto con il team sia di rispetto reciproco e sincerità. Bisogna saper ascoltare la propria squadra e diventarne leader.

Creare un ambiente di lavoro propositivo e dinamico, dove si condividono opinioni e idee, è fondamentale per far sì che si lavori in completa sinergia. Il tuo team non deve aver paura di domandare se qualcosa non gli è chiaro, ma anzi devono vedere nel proprio leader, un punto reale di riferimento. Solo così ci sarà una reale crescita, rendendo, nel tempo, sempre più rodato il meccanismo.

I flussi comunicativi interni ed esterni

Comunicare serve per vivere e condividere. Non c’è condivisione senza comunicazione.

Niente di più vero. La comunicazione è fondamentale, nell’organizzazione di un evento, sia verso l’esterno – quindi il cliente – che verso l’interno – verso il team.

Bisogna ascoltare e comprendere le esigenze, per ciò che concerne il cliente. Invece, per quanto riguarda il team, è necessario accertarsi che tutti abbiano capito tutto, sempre. Una comunicazione mal compresa, può portare ad un ciclo di errori infiniti. Ognuno ha il suo ruolo e deve sapere bene cosa fare. Nella pianificazione di un evento, i tempi sono tutto e vanno rispettati.

La gestione del tempo

Questo è un punto a dir poco fondamentale, perché se gestisci male il tempo, tutto va a rotoli. Il segreto è pianificare ed evitare di improvvisare. Ci sono delle fasi da rispettare rigorosamente:

• Brief
• Set up;
• Work in progress;
• Post evento.

È inevitabile, però, che si possano presentare degli imprevisti, come una richiesta all’ultimo momento per esempio, che cambia completamente i tuoi piani. Il segreto è saper prevedere gli imprevisti, gestendoli quanto più è possibile. Quello che è importante, è che a mezz’ora dell’arrivo dei partecipanti, tutto sia concluso.

Giusto equilibrio tra teoria e pratica

Dalla teoria alla pratica, ci passa di mezzo l’esperienza. Esatto, perché l’aspetto teorico, per quanto ben organizzato e schematizzato, non corrisponderà mai pienamente alla realtà. L’esempio più chiaro riguarda i sopralluoghi. Anche se si hanno tutte le informazioni, bisogna andare sul posto e ripercorrere ogni dettaglio del giorno dell’evento con il cliente, non tralasciando niente.

L’evento va immaginato, prima ancora che avvenga. Questo dettaglio, farà la differenza.

Gestione dei fornitori

I fornitori del tuo evento, dal food, ai fiori, alle decorazioni, agli accessori, sono i tuoi partner. Coloro che ti aiuteranno a raggiungere l’obiettivo. Il tuo rapporto con loro deve essere sempre chiaro per ciò che concerne la loro prestazione, prima, durante e dopo l’evento.

Renderli partecipi del quadro complessivo dell’evento, facendo comprendere loro quanto la loro fornitura sia parte di un insieme più grande, li motiva e li predispone a risolvere eventuali emergenze e problemi.

Considerarli solo come meri fornitori è un errore che si paga  a caro prezzo.

L’immancabile piano B

Ci deve sempre essere. Devi pensare che in un evento, se qualcosa che può andare per il verso sbagliato, lo farà. Ad esempio, hai organizzato un evento all’aperto, ma all’improvviso viene a piovere. Come fai? Devi pensare a questa opzione e avere sempre tutto a disposizione per per ottemperare al danno. E come il piano A, anche il piano B va pianificato, nei minimi dettagli.

Comunicazione esterna eccellente

Ultimo punto per raggiungere il successo: la pubblicità con la comunicazione esterna. Se il cliente non ha un ufficio stampa, allora bisogna avere pronte altre soluzioni, come coloro che si occupano di marketing, e più nello specifico di social. Ad ogni modo la comunicazione esterna deve essere sempre eccellente.

Stai pensando di organizzare un evento in grande stile? Potresti aver bisogno di aiuto, per fare in modo che tutto sia perfetto. Realizzeremo insieme il tuo evento speciale.