Cos’è un evento a tema e come se ne organizza uno di successo? Il concetto di evento a tema nasce con l’esigenza di creare dei party completamente differenti dai soliti, più originali e coinvolgenti, talvolta anche inusuali, soprattutto se si tratta di eventi aziendali.
Se stai pensando di salutare la giacca e la cravatta per una sera, per lasciarti andare ad un evento aziendale un po’ meno abbottonato del solito, allora questo è il posto giusto per capire come se ne mette in piedi uno indimenticabile.
Organizziamo eventi a tema, proprio per aziende come la tua, che desiderano dare un’idea differente da quella del solito party aziendale, confondendosi con colori e decorazioni differenti.
Ovviamente, come per tutti gli eventi dei quali ci occupiamo, anche questa prevede delle fasi che bisogna rispettare con precisione.
Organizzare un evento a tema: le fasi più importanti
L’organizzazione di un evento in generale, e di quelli a tema nello specifico, richiede molta attenzione alla fase del brief, perché è da quella che si comprenderà che tipo di avvenimento sarà.
Ecco come solitamente procediamo noi:
- Analisi del cliente – parlando con il cliente, possiamo realmente capire che tipo di evento andremo ad organizzare;
- Analisi del budget – una fase molto delicata, perché ci permette di capire dove arrivano le possibilità reali del clienti;
- Scelta della location – di solito se ne propongono almeno 3 al cliente e poi le si sottopone a sua visione. A seconda della scelta riusciamo a capire come direzionare l’evento aziendale che desidera;
- Analisi logistiche di territorio – il cliente potrebbe volere che il suo evento aziendale si svolga all’aperto, magari coinvolgendo i passanti. In questo caso bisogna accertarsi se è necessaria la richiesta di OSP (occupazione suolo pubblico), una comunicazione alle autorità per la pubblica sicurezza, e ovviamente tavoli tecnici con il Comune per le varie competenze pre e post evento – pulizia, presidio Pronto Soccorso, Vigili del fuoco etc. Organizzare un evento aziendale in pubblico è piuttosto complessa come scelta, però il discorso vale lo stesso per gli eventi in generale. Qui il discorso diventa molto meno complicato se si decide di fare un evento privato, poiché questi sono problemi che vengono risolti dalla struttura che ospita il party;
- Pianificazione dell’evento in tutti i suoi minimi dettagli. In questo punto sono racchiusi anche gli errori che non bisogna fare quando si organizza un evento, ovvero quello relativo al rapporto con il proprio staff che deve sempre essere chiaro; quello che riguarda i fornitori, i quali vanno sempre messi al corrente di tutto, soprattutto dei tempi entro i quali svolgere il loro lavoro; un altro errore comune riguarda la comunicazione, che sia internamente che esternamente, a volte, non è gestita bene. E poi, per ultimo, ma non meno importante riguarda il piano B, che ci deve sempre essere, ma soprattutto deve essere organizzato altrettanto bene come quello A.
Un evento a tema aziendale non avrà lo stesso carattere di uno di una festa di 18 anni in alto stile, è comunque sempre di un incontro “lavorativo” e sebbene si debba pensare a divertirsi, lo si fa comunque con moderazione.
I nostri eventi aziendali differiscono a seconda dei settori, ma quelli più comuni possono riguardare i seguenti settori:
- Settore farmaceutico;
- Allestimenti fieristici e Congressi;
- Exhibition Management.
Se anche tu stai pensando che l’evento della tua azienda debba essere organizzato in grande stile, contattaci. Ti aiuteremo noi.